TUGAS
SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI
"SIKLUS
PENDAPATAN"
DISUSUN
OLEH :
DORA PUTRI MAULANA (13320028)
FAKULTAS
EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI
Mata
Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi
Dosen :
Sarkius Oktavyanus Tarigan, SE,MMSI
I.
PENDAHULUAN
Sistem Informasi Akuntansi meliputi berbagai aktivitas yang
berkaitan dengan siklus – siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Meskipun
tidak ada dua organisasi yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis
kejadian ekonomi yang serupa. Kejadian – kejadian ini menghasilkan transaksi –
transaksi yang dapat dikelompokan menjadi empat siklus aktivitas bisnis yang
umum, yaitu :
1. Siklus Pendapatan
2. Siklus Pengeluaran
3. Siklus Produksi
4. Siklus Keuangan
Pada umumnya perusahaan dagang didirikan untuk mendapatkan
keuntungan yang sebesar-besarnya. Guna mendapatkan keuntungan tersebut
perusahaan perlu melakukan siklus pendapatan yang terdiri dari pesanan
penjualan, pengiriman barang, penagihan dan piutang usaha, serta penagihan kas.
Guna mendapat keuntungan tersebut perusahaan perlu melakukan
4 aktivitas dalam siklus pendapatan yang terdiri dari :
1. Pemesanan penjualan
2. Pengiriman barang
3. Penagihan dan piutang usaha
4. Serta penagihan kas
II.
SIKLUS PENDAPATAN
Siklus
pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan
pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang
dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan
tersebut. Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat
di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.
Oleh
karenanya kami akan merumuskan masalah dalam desain sistem umum siklus
pendapatan berikut ini :
Empat
aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :
1.
Penerimaan
pesanan dari para pelanggan
Ø Mengambil
pesanan pelanggan
Ø Persetujuan
kredit
Ø Memeriksa
ketersediaan persediaan
Ø Menjawab
permintaan pelanggan
2.
Pengiriman
barang
Ø Ambil dan pak pesanan
Ø Kirim pesanan
3.
Penagihan
dan piutang usaha
Ø Penagihan
Ø Pemeliharaan
data piutang usaha
Ø Pengecualian :
Penyesuaian rekening dan penghapusan
4. Penagihan
kas
Siklus pendapatan terdiri dari semua
kegiatan dalam sistem order entry/penjualan, sistem penagihan/penerimaan kas,
dan sebagian kegiatan yang relevan dalam sistem inventaris dan sistem general ledger. Operasi - operasi siklus
pendapatan menyertakan :
·
Pendapatan
dan pencatatan order pelanggan
·
Pengiriman
barang dan pencatatan biaya dari barang yng terjual
·
Penagihan
dan pencatatan penjualan dan accounts receivable
·
Pendapatan
dan pencatatan penerimaan kas
A. URUTAN
AKTIVITAS
Siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari
para pelanggan. Departeman bagian pesanan penjualan, yang bertanggung jawab
pada wakil direktur utama bagian pemasaran, melakukan proses entri pesanan
penjualan. Entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap: mengambil pesanan dari
pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa
ketersediaan persediaan dan juga menjawab permintaan pelanggan.
1. Mengambil pesanan pelanggan
Pesanan pelanggan dapat diterima dalam berbagai cara:
di toko, melalui surat, melalui telepon, melalui web site, atau melalui tenaga
penjualan di lapangan. Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi entri
pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelanggan untuk memasuki data
pesanan penjualan sendiri. Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk
penjualan melalui web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam
penjualan melalui toko maupun surat.
2. Persetujuan kredit
Sebagian besar penjualan antarperusahaan (business-to-business sales) dilakukan
secara kredit. Penjualan secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi
pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal
untuk setiap penjualan biasanya tidak dibutuhkan. Pada kasus semacam ini,
menyetujui kredit bagi pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan
untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan,
dan memverifikasi bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening
yang tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan
menggunakan pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu
pemeriksaan batas. Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para
pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut,
atau ketika pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum
dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.
3. Memeriksa ketersediaan persediaan
Langkah berikutnya adalah menetapkan apakah tersedia cukup
persediaan untuk memenuhi pesanan tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan
mengenai perkiraan tanggal pengiriman. Apabila tersedia cukup banyak persediaan
untuk memenuhi pesanan tersebut, pesanan penjualan tersebut dilengkapi dan
kolom jumlah yang tersedia dalam file persediaan untuk setiap barang dikurangi
sejumlah barang yang dipesan.
Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem
tersebut kemudian akan membuat kartu pengambilan barang (picking ticket) yang berisi daftar jenis barang-barang, dan jumlah
setiap jenis barang, yang dipesan pelanggan. Kartu pengambilan memberikan
otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke
bagian pengiriman.
4. Menjawab permintaan pelanggan
Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga
perusahaan-perusahaan mengunakan software khusus, yang disebut sistem manajemen
pelayanan pelanggan (Customer Relationship Management-CRM), untuk
mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur data terinci
mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk
memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal. Tujuan dari CRM adalah
untuk mempertahankan pelanggan. Sistem CRM seharusnya dilihat sebagai suatu
cara untuk meningkatkan pelayanan pelanggan yang diberikan. Tujuannya adalah
untuk mengubah pelanggan yang loyal menjadi pelanggan yang puas dengan cara
memperdalam hubungan tersebut.
Aktivitas dasar kedua dalam siklus adalah memenuhi pesanan
pelanggan dan mengirimkan barang dagangan yang diinginkan tersebut. Proses ini
terdiri dari dua tahap:
1) Mengambil dan mengepak pesanan
2) Mengirim pesanan tersebut
Departemen
bagian penggudangan dan pengiriman melakukan aktivitas ini.
1. Ambil dan mengepak pesanan
Kartu pengambilan barang yang dicetak sesuai dengan entri
pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja
bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi
produk mana, dan jumlah setiap produk untuk mengeluarkannya dari persediaan.
Persediaan kemudian akan dipindahkan ke departemen pengiriman.
Sistem gudang otomatis tidak hanya memotong biaya dan meningkatkan efisiensi
dalam menangani persediaan, tetapi juga memungkinkan pengiriman yang lebih
responsif ke pelanggan.
2. Mengirim pesanan
Departemen pengiriman membandingkan perhitungan fisik
persediaan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan
dengan jumlah yang ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim
secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan.
Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan
tanggung jawab atas barang yang dikirim. Departemen pengiriman menyimpan
salinan kedua dokumen pengiriman untuk melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman
barang ke kurir tersebut. Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip
pengepakan dikirim ke departemen penagihan untuk menunjukkan bahwa barang
tersebut telah dikirim dan faktur penjualan harus dibuat serta dikirim. Kurir tersebut
juga menahan satu salinan dokumen pengiriman untuk catatan mereka.
Ringkasan
dari Pengawasan siklus Pendapatan :
Aktivitas
Kontrol
|
Proses
Penjualan
|
Penerimaan
Kas
|
Transaksi
Persetujuan
Pemisahan
Tugas
|
Pemeriksaan
Kredit,
Kebijakan
Retur
Kredit
dipisahkan dari pemrosesan; pengawasan persediaan dipisah dari gudang; buku
besar pembantu piutang dipisah dari buku besar umum
|
Daftar
Pembayaran
Penerimaan kas dipisah dari piutang
dan rekening kas; buku besar piutang dipisah dari buku besar umum.
|
Aktivitas
Kontrol
|
Proses
Penjualan
|
Penerimaan
Kas
|
Supervisi
Catatan
Akuntansi
Akses
Verifikasi
Independen
|
Pesanan Pembelian,
jurnal pembelian, buku besar pembantu piutang, rekening control piutang (buku
besar umum), buku besar pembantu persediaan, pengawasan persediaan, rekening
penjualan (buku besar umum).
Akses secara fisik ke
persediaan; akses ke catatan akuntansi diatas ; akses secara fisik ke kas,
akses ke catatan akuntansi di atas.
Departemen
pengiriman, departemen penagihan, buku besar umum.
|
Departemen
penerimaan dokumen
Dokumen pembayaran, cek, daftar jurnal
pembayaran, penerimaan kas, buku besar piutang, rekening control piutang,
rekening kas.
Departemen pengiriman, departemen
penagihan, buku besar umum
Penerimaan kas, buku besar umum,
rekonsiliasi bank.
|
Ancaman dan
Pengendalian dalam Siklus Pendapatan sebagai berikut :
Proses /
Aktivitas
|
Ancaman
|
Prosedur
Pengendalian yang dapat diterapkan
|
Entri Pesanan
Penjualan
Pengiriman
Penagihan
dan piutang usaha
|
1. Pesanan
pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat.
2. Penjualan
secara kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk.
3. Keabsahan
Pesanan
4. Habisnya
persediaan , biaya penggudangan, dan pengurangan harga
5. Kesalahan pengiriman:
Barang dagangan salah Jumlah yang salah Alamat yang salah.
6.
Pencurian
persediaan.
7.
Kegagalan
untuk menagih pelanggan
8.
Kesalahan
dalam penagihan
9.
Kesalahan
dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha
|
Pemeriksaan
kelengkapan data pelanggan, pencarian otomatis data referensi seperti alamat.
Menetapkan
batas kredit utk setiap pelanggan, persetujuan kredit oleh manajer bagian
kredit, memelihara catatan yang akurat atas saldo piutang pelanggan.
Ttd
di atas dokumen kertas; ttd digital dan sertifikat digital untuk e-business.
Sistem
pengendalian persediaan, dan perhitungan fisik persediaan secara periodic.
Membandingkan data pengiriman dan pesanan penjualan;
pemindai kode garis Pengendalian aplikasi entri data
Persediaan disimpan di tempat yang aman dengan pembatasan
akses secara fisik; semua transfer internal didokumentasikan; perhitungan
fisik persediaan secara periodik dan rekonsiliasi perhitungan dengan jumlah
yang dicatat.
Pemisahan
fungsi pengiriman dan penagihan; pemberian nomor terlebih dahulu ke semua
dokumen pengiriman dan rekonsiliasi faktur secara periodik; rekonsiliasi
kartu pengambilan dengan pesanan penjualan.
Mencocokan jumlah yang tercantum di slip pengepakan dengan
jumlah di pesanan penjualan.
Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku
besar; laporan bulanan ke pelanggan.
|
Proses/ aktivitas
|
Ancaman
|
Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan
|
Penagihan kas
Masalah pengendalian umum
|
10.
Pencurian Kas
11.
Kehilangan data
12.
Kinerja
yang buruk
|
Pemisahan tugas; minimalisasi
penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan
semua penerimaan;
Rekonsiliasi periodik laporan bank
dengan catatan seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas.
Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian
akses (secara fisik dan logis).
Persiapan dari tinjauan laporan kinerja.
|