Hubungan Antara Lingkungan Bisnis dan Sistem Informasi Akuntansi

HUBUNGAN ANTARA LINGKUNGAN BISNIS DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

I.    MANFAAT AKUNTASI DALAM DUNIA BISNIS

Perkembangan Teknologi Informasi telah menciptakan keunggulan kompetitif dunia usaha. Dalam beberapa decade, terlihat 4 macam teknologi yang perkembangannya relative menonjol, diantaranya adalah teknologi informasi, teknologi manufaktur, teknologi transportasi dan teknologi komunikasi. Teknologi informasi mempunyai dampak paling dominan terhadap lingkungan bisnis. Adapun Manfaat dari Sistem Informasi Akuntansi untuk startegi bisnis yaitu :

1.    Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga bisa melakukan  aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien

2.    Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produksi, baik barang maupun jasa yang dihasilkan

3.    Meningkatkan efisiensi

4.    Meningkatkan kemampuan dalam mengambil keputusan

5.    Meningkatkan sharing pengetahuan

II.    Pengertian Akuntasi

1.    Pengertian akuntasi dari sudut pemakai

Akuntansi dapat didefinisikan sebagai suatu disiplin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu organisasi. Adapun manfaat informasi akuntansi antara lain untuk:

a)    membuat perencanaan yang efektif, pengawasan, dan pengambilan keputusan oleh manajemen, dan

b)    pertanggungjawaban organisasi kepada para investor, kreditur, pemerintah, dan sebagainya.

2.    Pengertian akuntasi dari sudut proses kegiatan

Ditinjau dari sudut kegiatannya, akuntansi dapat didefinisikan sebagai suatu proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan, dan penganalisaan data keuangan suatu organisasi. Pada dasarnya akuntansi meliputi kegiatan berikut ini:

a)    Mengidentifikasi data yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, baik data yang berasal dari intern perusahaan maupun data yang berasal dari ekstern perusahaan.

b)    Memproses atau menganalisis data yang relevan.

c)    Mengubah data menjadi informasi yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan, misalnya untuk pengembangan usaha atau perluasan usaha, penambahan investasi, dan sebagainya.

III.    Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengopersikan dan mengendalikan bisnis.

1.    Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi

a)    Melaksanakan tugas yang diperlukan .Perusahaan tidak memutuskan untuk melaksanakan pengolahan data atau tidak.Perusahaan diharuskan oleh undang-undang untuk memelihara catatan kegiatannya.Elemen-elemen dalam lingkungan seperti pemerintah, pemegang saham dan pemilik, serta masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar melakukan pengolahan data. Tetapi bahkan jika lingkungan tidak memintanya, manajemen perusahaan pasti menerapkan SIA sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian.

b)    Berpegang pada prosedur yang relatif rendah . Peraturan dan praktek yang diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data.Segala jenis organisai mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya sama.

c)    Menagani data yang rinci. Karena berbgai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakn jejak audit(audit trail).Jejak audit adalah kronologi kegiatan yang dapat di telusuri dari awal hingga akhir, dan dari akhir ke awal.

d)    Berfokus historis. Data yang dikumpulkan oleh SIA umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau.Ini terutama terjadi jika pengolahan berkelompok (batch) digunakan

e)    Menyediakan informasi pemecahan masalah minimal. SIA menghasilkan sebagian output informasi bagi manajer perusahaan.Laporan akuntansi dasar seperti laporan rugi laba dan neraca merupakan contohnya.

2.    Komponen Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari lima komponen, yaitu :

a)    Orang-orang, yaitu yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.

b)    Prosedur-prosedur, yaitu langkah – langkah yang harus ditempuh dalam melakuka n organisasi. Baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktifitas-aktifitas organisasi.

c)    Data tentang proses-proses bisnis organisasi.

d)    Software, yaitu yang dipakai untuk memproses data dan organisasi.

e)    Infrastruktur atau peralatan adala suatu sarana untuk mencatat sistem informasi .

3.    Bagan Lingkungan Bisnis Sebagia Sebuah Sistem

4.    Karakteristik Sistem Perusahaan

Karakteristik sistem perusahaan, meliputi :

a)    Tujuan, yaitu mencari laba sebesar – besarnya

b)    Lingkungan, adalah segala hal yang ada di sekeliling perusahaan tetapi masih berhubungan dengan perusahaan. Contoh : konsumen, pemasok, pemerintah.

c)    Batasan, yaitu  batasan internal maupun eksternal

d)    Input, proses dan output

e)    Feedback atau umpan balik

f)     Control, dan

g)    Sub sistem

IV.    Struktur Organisasi Dalam Perusahaan

Struktur organisasi merupakan sarana bagi manajer untuk mengarahkan dan mengkoordinasi serangkaian aktivitas dan operasi dalam perusahaan. Struktur organisasi menggambarkan distribusi wewenang dan tanggung jawab setiap manajer.

a)    Ragam Struktur Organisasi

1.    Struktur Hirarki

Struktur hirarki adalah adanya hubungan antara atasan-bawahan di dalam organisasi, yang menyebabkan adanya rantai komando yang artinya adanya pelapisan atau tingkatan personil dalam suatu organisasi.

2.    Struktur Matriks 

Struktur matriks  adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk.Struktur matriks dapat ditemukan di agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan.

3.    Struktur Desentralisasi

Struktur desentralisasi adalah pendelegasian wewenang dalam membuat keputusan dan kebijakan kepada manajer atau orang-orang yang berada pada level bawah dalam suatu struktur organisasi. Pada saat sekarang ini banyak perusahaan atau organisasi yang memilih serta menerapkan sistem desentralisasi karena dapat memperbaiki serta meningkatkan efektifitas dan produktifitas suatu organisasi.

4.    Stuktur Jaringan

Struktur jaringan menggambarkan keterkaitan namun tidak berstruktur hirarki, namun lebih fleksibel dan bergerak. Seluruh proyek dan tugas berhubungan lewat jaringan komunkasi, jadi informasi dapat disebar dan keputusan dibuat dengan cepat.

V.    Hubungan Organisasi Dengan Sistem Informasi Akuntasi

Beberapa hubungan yang harus dipahami olen seorang pembuat system,adalah:

1.    Struktur organisasi menggambarkan arus informasi penting yang dihasilkan oleh SIA. Arus vertical ini menunjukan informasi yang diperlukan oleh manajer untuk menjalankan tugasnya.

2.    Struktur Organisasi menunjukan arus horisontal data transaksi yang harus ditangani oleh personel SIA.

3.    Perimbagan social antara struktur organisasi formal dengan system informasi informal yang dikenal sebagai GRAPEVINE

VI.    Sistem Opersional Perusahaan

Sistem operasional suatu perusahaan adalah kumpulan aktivitas utama perusahaan. Setiap aktivitas utama menambah nilai output perusahaan. Aktivitas ini membentuk suatu rantai melalui sumber - sumber yang diubah menjadi output akhir perusahaan. Proses yang kolektif ini disebut value chain. Contohnya adalah perusahaan manufaktur. Empat proses utamanya yaitu memperoleh bahan baku, menghasilkan barang jadi, menyimpan barang jadi, dan pengiriman barang jadi.

Keempat proses ini menunjukkan rantai dari supplier ke pelanggan. Proses yang saling berhubungan ini dapat dibagi lagi menjadi subsistem. Misalnya sistem perolehan bahan baku dapat menjadi pemesanan bahan banku, penerimaan bahan baku, dan penyimpanan bahan baku.

Sejumlah aktivitas perusahaan mendukung aktivitas utama. Aktivitas pendukung ini dibentuk oleh fungsi organisasi, termasuk keuangan, akuntansi, personalia, promosi dan staf departemen produksi. Melalui bantuan teknologi informasi baik aktivitas utama maupun aktivitas pendukung dapat dijalankan lebih efisien dan tepat waktu.

1.    SIA mempunyai dua hubungan yang dekat dengan sistem operasi,

2.    SIA memonitor dan mencatat berbagai aktivitas

SIA merupakan tindakan pemicu dalam sistem operasi, contohnya SIA membentuk order pembelian yang menyebabkan bahan baku dapat dikirim oleh suplier . Kejadian-kejadian bisnis, disebut juga transaksi, adalah langkah-langkah aktivitas keuangan dan fisik dalam perusahaan. Contohnya order barang, menerima barang, menyimpan barang, membayar barang tersebut.

Untuk memudahkan analisis kejadian bisnis suatu perusahaan dapat dikelompokkan menjadi rangkaian proses yang disebut siklus transaksi atau siklus pemrosesan transaksi. Contoh siklus transaksi pada suatu perusahaan adalah urutan kegiatannya dimulai dari pemesanan barang dan berakhir pada pembayaran barang. Berikut ini siklus transaksi yang ada pada SIA :

1.    Siklus Pelaporan Keuangan dan Buku Besar (General Ledger and Financial Reporting Cycle). Pusat dari siklus ini adalah buku besar dan laporan keuangan.

2.    Siklus Pendapatan (Revenue Cycle). Siklus ini meliputi tiga kegiatan bisnis atau transaksi : menawarkan, terjadi transaksi, dan pengiriman (penjualan) dan penerimaan uang kas.

3.    Siklus Pengeluaran (Expenditure Cycle). Siklus ini meliputi dua kejadian bisnis atau transaksi yaitu pembelian dan pengeluaran kas.

4.    Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia (Resources Management Cycle). Siklus ini terdiri dari semua aktivitas yang berkaitan dengan sumber fisik perusahaan, meliputi kejadian bisnis sebagai berikut :

a)  memperoleh dana dari semua sumber (termasuk pemilik), menginvestasikan dana dan mengeluarkan dana

b)  memperoleh, mempertahankan dan menentukan fasilitas-fasilitas (aktiva tetap)

c)  memperoleh, menyimpan dan menjual persediaan barang dagangan

d)  memperoleh, mempertahankan dan membayar pegawai (seperti karyawan, manajer, konsulan dll)

5.    Siklus Transaksi Lainnya. Siklus lain jika perusahaan manufaktur adalah siklus produksi atau siklus konversi. Seringkali proses akuntansi dibagi menjadi 2 yakni :

a)    Siklus akuntansi keuangan. Siklus ini memperoleh dan mencatat transaksi akuntansi dalam jurnal dan buku besar. Output utamanya adalah laporan keuangan.

b)    Siklus akuntansi manajemen. Siklus ini mengumpulkan dan memproses data menjadi informasi untuk mendukung pembuatan keputusan manajerial.

VII.    Gambaran Sistem Akuntansi

1.    Pengumpulan Data

Jurnal transaksi merupakan data pertama yang dicatat. Setiap transaksi yang dicatat disimpan sesuai dengan urutan dan kronologisnya. Penting untuk membedakan setiap data yang disimpan dalam folder sesuai dengan dokumen masing-masing.

2.    Manajemen Data

Terdapat 2 tipe data akuntansi yaitu transaction files (jurnal) dan master files (buku besar). Terdapat buku besar mengenai data elements (elemen data) yang berisi detail pelanggan dan transaksi, bisa disebut buku besar pembantu.

a)    Mencatat dan menyimpan, khususnya data dalam sistem informasi akuntansi yang serupa akan disimpan bersama dalam folder.

b)    Pemeliharaan data, terdiri dari meng-update dan memodifikasi. Data update contohnya memperbaharui buku besar, sedangkan data modification merubah data pelanggan seperti nomer telepon dan alamat.

c)    Chart of accounts, merupakan kode yang ditetapkan untuk buku besar dalam SIA. Hal ini juga untuk memudahkan pemeliharaan data.

d)    Klasifikasi data dan coding, SIA mencari, mencatat, menjalankan, memperbaiki dan menghitung data menggunakan berbagai tipe dan code.

3.    Prosedur

Untuk mendapatkan dan menggunakan data diperlukan prosedur dan langkah-langkah logis. Salah satu contoh prosedur adalah pengumpulan data, pemeliharaan data dan generasi informasi. Pengumpulan data dilakukan oleh karyawan setiap hari mencatat transaksi dalam jurnal penjualan. Data utang dagang dan penjualan di perbaharui, hingga akhirnya terdapat informasi melalui buku besar.

4.    Kontrol

Sistem informasi terkadang menyediakan informasi yang kurang akurat, jika input (masukan) salah atau tidak lengkap. Begitu pula output (keluaran) akan menjadi tidak reliabel dan akurat. Berbagai pengukuran kontrol diperlukan dalam prosedur dan manajemen data untuk mencapai tujuan pengendalian yang diinginkan.

VIII.    Bahasa dan Penjelasan Sistem Informasi Akuntansi

Sistem informasi termasuk SIA, perlu dibentuk sebelum digunakan. Sistem akan melalui siklus hidup pembentukan, tahapannya: perencanaan, analisis, desain, seleksi, implementasi dan operasi. Bahasa yang digunakan haruslah tepat dan konsisten dalam menginterpretasi data dan kegiatan. Sistem documentation (sistem dokumentasi) berupa diagram, seperti flowchart atau data flow diagram.

Document flowchart merupakan dokumen yang menekankan hard-copy baik masukan dan keluaran serta arah proses melalui unit organisasi.

Peraturan Dasar Pembuatan Flowchart

1.    Dimulai dari pojok kiri atas, pada umumnya bergerak dari kiri ke kanan dan atas ke bawah.

2.    Seluruh langkah menggambarkan susunan, atau serangkaian urutan.

3.    Simbol digunakan secara konsisten.

4.    Terlihat pergerakan seluruh dokumen dan laporan dengan jelas.

5.    Dalam pergerakan seperti input-proses-output, terlihat menyerupai sandwich.

6.    Ketika dokumen melewati garis organisasi dalam flowchart, dokumen akan terlihat kembali di unit organisasi yang baru.

7.    Semua simbol berisikan label yang spesifik dan tertulis di dalam simbol.

8.    Dokumen yang terdiri dari banyak copy akan terlihat tertumpuk dan berisikan nomor dibagian pojok kanan atas  gambar.

9.    Catatan tambahan dalam simbol penjelasan harus dilampirkan secara jelas.

10. Disediakan koneksi yang cukup (cross reference).

11. Pengecualian kejadian, seperti order kembali cukup dicatat dengan jelas.