Konsep Dasar Sistem Akuntansi

PENGERTIAN SISTEM Sistem terdapat dua kelompok pendekataan, yang merujuk pada prosedurnya dan yang menitik beratkan pada elemennya. 1. Definis sistem Informasi yang menekan pada prosedurnya Yaitu hal hal yang menggerakan operasional didalam perusahaan.Suatu sistem adalah sutu jaringan kerja dari prosedur prosedur prosedur yang saling berhubungan berkumpul bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk melakukan suatu sasaran tertentu. Informasi merupakan darah untuk perusahaan karena dengan informasi banyak hal yang bisa dilakukan. 2. Definisi sistem yang menekan pada elemennya Komponen komponen atau sub sub sistem dalam suatu sistem tidak dapt berdiri lepas sendiri sendiri, kompenen atau sub saling berinbteraksi dan saling berhubungan dan membentuk suatu kesatuan sebagai tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai. KONSEP DASAR SISTEM Konsep dasar sistem adalah meliputi dari berbagai aspek dan sudut pandang yang berbeda beda sesuai dengan keterangan dala hal hal yang erkaitan dengan sistem memiliki cirri dan karakteristik sebagai berikut : 1. Konsep sistem informasi a) Sub sistem • Batas sistem (Boundary) b) Input => proses => output Alur : Data => Informasi => Keputusan => Tindakan => Hasil dari tindakan 2. Sifat dan karakter sistem a) Komponen sistem (Components) Merupakan sistem terdapat atas sejumlah komponen yang berinteraksi atau berkomunikasi yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. b) Batas sistem (Boundary) Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem satu dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukan ruang lingkup (scope)dari sistem tersebut c) Lingkungan luar sistem (Environment) Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengarhi operasi sistem. d) Penghubung sistem (Interface) Penghubung merupakan media antara suatu subsistem dengan subsistem yang lainnya, dengan penghubung satu subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. Bagan e) Masukan sistem (Input) Masukan adalah energy yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan signal (signal input). f) Keluaran sistem (Output) Keluaran adalah hasil dari energy yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. g) Pengelolahan sistem (Process)] Suatu sistem dapat mempunyai bagian pengelolahan yang akan merubah masuka menjadi keluaran. h) Sasaran sistem (Objectives) atau tujuan (Goal) Suatu sistem pasti mempunyai sasaran atau tujuan jika sistem yang tidak mempunyai sasaran atau tujuan, makan opersi sistem tidaka akan ada gunanya, sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem akan dikatakan berhasil jika mengenai sasaran atau tujuan. Gambar KLASIFIKASI SISTEM Klasifikasi sistem, antara lain yaitu : 1. Sistem abstak (Abstrak System) dan Sistem Fisik (Physical System) a) Sistem abstrak Adalah sistem yang berupa pemikirana atau ide ide yang tidak tampak secara fisik b) Sistem Fisik Adalah sistem yang tampak secara fisik. 2. Sistem Alamiah Adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia.. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia 3. Sistem tertentu (Deterministic System) dan Sistem tak tertentu (Probabilistic System) a) Sistem tertentu adalah sistem tertentu dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. b) Sistem tak tertentu adalah kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi dan mengandung unsure probabilitas. 4. Sistem tertutup (Closed System) dan Sistem terbuka (Open System) a) Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. b) sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa sehingga secara relative tertutup, karena sistem tertutup akan bekerjasama secara otomatisndan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja. KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI Secara umum, data dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengelolahan fakta yang jauh lebih berharga ditambah jauh lebih bermakna untuk penerima informasiyang menjelaskan kesempatan nyata yang digunakan untuk pengambilan penentuan keputusan. Infomasi dapat berupa fakta yang telah diberi label atau mungkin diproses atau dilihat dan berkaitan dengan memanfaatkan dalam tindakan yang melibatkan penentuan pengambilan keputusan. Pengertian Data Dari Sudut Pandang Yang Berbeda 1. Menurut kamus bahas Inggris Indonesia, data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata “datum” yang berarti fakta atau bahan bahan keterangan. 2. Dari sudut pandang bisnis, “Buisness data is idata organizations description of things (resource) and event (transaction) that is faces.” Jadi data dalam hal ini disebut sebagai data bisnis, merupakan deskripsi organisasi tentang suatu (resource) dan kejadian (transaction) yang terjadi. SIKLUS INFORMASI Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses terhadap data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang menghasilkan informasi berikutnya. Demikian seterusnya proses pengolahan data menjadi informasi. Data merupakan bentuk mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data ditangkap sebagai input, diproses melalui suatu model membentuk informasi. Pemakai kemudian menerima informasi tersebut sebagai landasan untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan operasional yang akan membuat sejumlah data baru. Data baru tersebut selanjutnya menjadi input pada proses berikutnya, begitu seterusnya sehingga membentuk suatu siklus informasi/Information Cycle (Tata Sutabri, 2004: 17) Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah terlebih dahulu. Untuk mengolah data menjadi informasi diperlukan suatu pemprosesan, dapat pula menjadi input untuk pemprosesan lainnya, sehingga membentuk suatu siklus. Berikut ini diberikan ilustrasi lebih jelas lagi tentang siklus informasi tersebut. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, kemudian informasi tersebut membuat keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan lain yang akan membuat sejumlah data. Data tersebut akan diangap sebagai input dan kembali diproses lewat suatu model dan seterusnya membentuk siklus, KUALITAS INFORMASI Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh tiga hal pokok, yaitu akurasi (accuracy), relevansi (relevancy), dan tepat waktu (timeliness). (Agus Mulyanto, 2009 : 247). 1. Akurasi (Accuracy) Sebuah informasi harus akurat karena dari sumber informasi hingga penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat mengubah atau merusak informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat apabila informasi tersebut tidak bias atau menyesatkan, bebas dari kesalahan - kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya. Ketidakakuratan sebuah informasi dapat terjadi karena sumber informasi (data) mengalami gangguan atau kesengajaan sehingga merusak atau mengubah data-data asli tersebut. Beberapa hal yang dapat berpengaruh terhadap keakuratan sebuah informasi antara lain adalah: a) Informasi yang akurat harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi yang dihasilkan sebagian tentunya akan memengaruhi dalam pengambilan keputusan atau menentukan tindakan secara keseluruhan, sehingga akan berpengaruh terhadap kemampuannya untuk mengontrol atau memecahkan suatu masalah dengan baik. b) Informasi yang dihasilkan oleh proses pengolahan data, haruslah benar sesuai dengan perhitungan-perhitungan yang ada dalam proses tersebut. c) Informasi harus aman dari segala gangguan (noise) dapat mengubah atau merusak akurasi informasi tersebut dengan tujuan utama. 2. Tepat Waktu (Timeliness) Informasi yang dihasilkan dari suatu proses pengolahan data, datangnya tidak boleh terlambat (usang). Informasi yang terlambat tidak akan mempunyai nilai yang baik, karena informasi merupakan landasan dalam pengambilan keputusan. Kesalahan dalam mengambil keputusan akan berakibat fatal bagi perusahaan. Mahalnya informasi disebabkan harus cepat dan tepat informasi tersebut didapat. Hal itu disebabkan oleh kecepatan untuk mendapatkan, mengolah dan mengirimkan informasi tersebut memerlukan bantuan teknologi-teknologi terbaru. Dengan demikian diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkan informasi tersebut. 3. Relevansi (Relevancy) Informasi dikatakan berkualitas jika relevan bagi pemakainya. Hal ini berarti bahwa informasi tersebut harus bermanfaat bagi pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan lainnya berbeda. Misalnya, informasi mengenai kerusakan infrastruktur laboratorium komputer ditujukan kepada rektor universitas. Tetapi akan lebih relevan apabila ditujukan kepada penanggung jawab laboratorium. NILAI INFORMASI Parameter untuk mengukur nilai sebuah informasi (value of information) ditentukan dari dua hal pokok yaitu manfaat (benefit) dan biaya (cost). Namun, dalam kenyataannya informasi yang biaya untuk mendapatkannya tinggi belum tentu memiliki manfaat yang tinggi pula. Menurut Sutarman (2012:14), Nilai dari informasi ditentukan oleh lima hal yaitu: 1. Untuk memperoleh pemahaman dan manfaat. 2. Untuk mendapatkan pengalaman. 3. Pembelajaran yang terakumulasi sehingga dapat diaplikasikan dalam pemecahan masalah atau proses bisnis tertentu. 4. Untuk mengekstrak inplikasi kritis dan merfleksikan pengalaman masa lampau yang menyedikan pengetahuan yang terorganisasi dengan nilai yang tinggi. Nilai ini bisa menghindari seorang menajer darimembuat kesalahan yang sama yang dilakukan oleh manajer lain sebelumnya. 5. Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat ditaksir keuntungannya dengan suatu nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya. Menurut Gordon B. Davis nilai informasi dikatakan sempurna apabila perbedaan antara kebijakan optimal, tanpa informasi yang sempurna dan kebijakan optimal menggunakan informasi yang sempurna dapat dinyatakan dengan jelas. Nilai suatu informasi dapat ditentukan berdasarkan sifatnya. Tentang 10 sifat yang dapat menentukan nilai informasi, yaitu sebagai berikut : 1. Kemudahan dalam memperoleh Informasi memiliki nilai yang lebih sempurna apabila dapat diperoleh secara mudah. Informasi yang penting dan sangat dibutuhkan menjadi tidak bernilai jika sulit diperoleh. 2. Sifat luas dan kelengkapannya Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai lingkup/cakupan yang luas dan lengkap. Informasi sepotong dan tidak lengkap menjadi tidak bernilai, karena tidak dapat digunakan secara baik. 3. Ketelitian (Accuracy) Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila mempunyai ketelitian yang tinggi/akurat. Informasi menjadi tidak bernilai jika tidak akurat, karena akan mengakibatkan kesalahan pengambilan keputusan. 4. Kecocokan dengan pengguna (Relevance) Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila sesuai dengan kebutuhan penggunanya. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika tidak sesuai dengan kebutuhan penggunanya, karena tidak dapat dimanfaatkan untuk pengambilan keputusan 5. Ketepatan waktu Informasi mempunyai nilai yang lebih sempurna apabila dapat diterima oleh pengguna pada saat yang tepat. Informasi berharga dan penting menjadi tidak bernilai jika terlambat diterima/usang, karena tidak dapat dimanfaatkan pada saat pengambilan keputusan. 6. Kejelasan (clarity) Informasi yang jelas akan meningkatkan kesempurnaan nilai informasi. Kejelasan informasi dipengaruhi oleh bentuk dan format informasi. 7. Fleksibilitas/ keluwesannya Nilai informasi semakin sempurna apabila memiliki fleksibilitas tinggi. Fleksibilitas informasi diperlukan oleh para manajer/pimpinan pada saat pengambilan keputusan. 8. Dapat dibuktikan Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut dapat dibuktikan kebenarannya. Kebenaran informasi bergantung pada validitas data sumber yang diolah. 9. Tidak ada prasangka Nilai informasi semakin sempurna apabila informasi tersebut tidak menimbulkan prasangka dan keraguan adanya kesalahan informasi. 10. Dapat diukur Informasi untuk pengambilan keputusan seharusnya dapat diukur agar dapat mencapai nilai yang sempurna. KOMPONEN SISTEM INFORMASI Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building blok), yang terdiri dari komponen input, komponen model, komponen output, komponen teknologi, komponen hardware, komponen software, komponen basis data, dan komponen kontrol. Semua komponen tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran. 1. Komponen Input. Mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen dokumen dasar. 2. Komponen Model. Komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. 3. Komponen Output Hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakai sistem. 4. Komponen Teknologi Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, neghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. 5. Komponen Hardware Hardware berperan penting sebagai suatu media penyimpanan vital bagi sistem informasi.Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung database atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi. 6. Komponen Software Software berfungsi sebagai tempat untuk mengolah,menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi. 7. Komponen Basis Data Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lain, tersimpan di pernagkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Organisasi basis data yang baik juga berguna untuk efisiensi kapasitas penyimpanannya. Basis data diakses atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak paket yang disebut DBMS (Database Management System). 8. Komponen Control Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan sistem itu sendiri, ketidakefisienan, sabotase dan lain sebagainya Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.