STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

TUGAS

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

"STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN"

DISUSUN OLEH :

DORA PUTRI MAULANA (13320028)

FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI

Mata Kuliah : Sistem Informasi Akuntansi

Dosen : Sarkius Oktavyanus Tarigan, SE,MMSI

I.      Pengertian Struktur Pengendalian Intern

Pengertian Struktur Pengendalian Intern menurut Mulyadi adalah  “Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi metode dan prosedur yang dikoordinasikan dan diterapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk mengamankan harta milik perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansinya, mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan sebelumnya. Sedangkan menurut Bodnar and Hopwood, Struktur Pengendalian Intern adalah “kebijakan dan prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan perusahaan dapat dicapai.”

Secara umum, Pengendalian Intern merupakan bagian dari masing-masing sistem yang dipergunakan sebagai prosedur dan pedoman pelaksanaan operasional perusahaan atau organisasi tertentu. Sedangkan Sistem Pengendalian Intern merupakan kumpulan dari pengendalian intern yang terintegrasi, berhubungan dan saling mendukung satu dengan yang lainnya.

Di lingkungan perusahaan, pengendalian intern didifinisikan sebagai suatu proses yang diberlakukan oleh pimpinan (dewan direksi) dan management secara keseluruhan, dirancang untuk memberi suatu keyakinan akan tercapainya tujuan perusahaan yang secara umum dibagi kedalam tiga kategori, yaitu :

1.      Keefektifan dan efisiensi operasional perusahaan

2.      Pelaporan Keuangan yang handal

3.      Kepatuhan terhadap prosedur dan peraturan yang diberlakukan

Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan kondisi : Direksi dan manajemen mendapat pemahan akan arah pencapain tujuan perusahaan, dengan, meliputi pencapaian tujuan atau target perusahaan, termasuk juga kinerja, tingkat profitabilitas, dan keamanan sumberdaya (asset) perusahaan. Laporan Kuangan yang dipublikasikan adalah handal dan dapat dipercaya, yang meliputi laporan segmen maupun interim. Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah ditaati dan dipatuhi dengan semestinya.

II.      Unsur   Struktur Pengendalian Intern

Sruktur pengendalian intern terdiri dari 5 (lima) komponen, yaitu :

1.     Lingkungan Pengendalian

Merupakan dasar dari komponen pengendalian yang lain yang secara umum dapat memberikan acuan disiplin. Meliputi : Integritas, Nilai Etika, Kompetensi personil perusahaan, Falsafah Manajemen dan gaya operasional, cara manajemen di dalam mendelegasikan tugas dan tanggung jawab, mengatur dan mengembangkan personil, serta, arahan yang diberikan oleh dewan direksi.

Kunci lingkungan pengendalian adalah: Integritas dan Etika, Komitmen terhadap Kompetensi, Struktur Organisasi, Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab, Praktik dan Kebijakan Sumber Daya Manusia yang Baik

2.     Penilaian Resiko

Identifikasi dan analisa atas resiko yang relevan terhadap pencapaian tujuan yaitu mengenai penentuan “bagaimana resiko dinilai untuk kemudian dikelola”. Komponen ini hendaknya mengidentifikasi resiko baik internal maupun eksternal untuk kemudian dinilai. Sebelum melakukan penilain resiko, tujuan atau target hendaknya ditentukan terlebih dahulu dan dikaitkan sesuai dengan level-levelnya.

·        Langkah-langkah dalam penaksiran risiko adalah sebagai berikut:

a)      Mengidentifikasi faktor-faktor yang mempengaruhi risiko

b)      Menaksir risiko yang berpengaruh cukup signifikan

c)      Menentukan tindakan yang dilakukan untuk me-manage risiko

3.     Aktivitas Pengendalian

Kebijakan dan prosedur yang dapat membantu mengarahkan manajemen hendaknya dilaksanakan. Aktivitas pengendalian hendaknya dilaksanakan dengan menembus semua level dan semua fungsi yang ada di perusahaan.

·         Aktivitas pengendalian meliputi:

a)      Pemisahan fungsi/tugas/wewenang yang cukup

b)      Otorisasi traksaksi dan aktivitas lainnya yang sesuai

c)      Pendokumentasiaan dan pencatatan yang cukup

d)     Pengendalian secara fisik terhadap aset dan catatan

e)      Evaluasi secara independen atas kinerja

f)       Pengendalian terhadap pemrosesan informasi

g)      Pembatasan akses terhadap sumberdaya dan catatan

4.     Informasi dan Komunikasi

Menampung kebutuhan perusahaan di dalam mengidentifikasi, mengambil, dan mengkomukasikan informasi-informasi kepada pihak yang tepat agar mereka mampu melaksanakan tanggung jawab mereka. Di dalam perusahaan (organisasi), Sistem informasi merupakan kunci dari komponen pengendalian ini. Informasi internal maupun kejadian eksternal, aktifitas, dan kondisi maupun prasyarat hendaknya dikomunikasikan agar manajemen memperoleh informasi mengenai keputusan-keputusan bisnis yang harus diambil, dan untuk tujuan pelaporan eksternal.

5.     Pengawasan

Pengendalian intern seharusnya diawasi oleh manajemen dan personil di dalam perusahaan. Ini merupakan kerangka kerja yang diasosiasikan dengan fungsi internal audit di dalam perusahaan (organisasi), juga dipandang sebagai pengawasan seperti aktifitas umum manajemen dan aktivitas supervise. Adalah penting bahwa defisiensi pengendalian intern hendaknya dilaporkan ke atas. Dan pemborosan yang serius seharusnya dilaporkan kepada manajemen puncak dan dewan direksi, hal ini meliputi :

·         Mengevaluasi temuan-temuan, reviu, rekomendasi audit secara tepat.

·         Menentukan tindakan yang tepat untuk menanggapi temuan dan rekomendasi dari audit dan reviu.

·         Menyelesaikan dalam waktu yang telah ditentukan tindakan yang digunakan untuk menindaklanjuti rekomendasi yang menjadi perhatian manajemen.

Kelima komponen ini terkait satu dengan yang lainnya, sehingga dapat memberikan kinerja sistem yang terintegrasi yang dapat merespon perubahan kondisi secara dinamis. Sistem Pengendalian Internal terjalin dengan aktifitas opersional perusahaan, dana akan lebih efektif apabila pengendalian dibangun ke dalam infrastruktur perusahaan, untuk kemudian menjadi bagian yang paling esensial dari perusahaan (organisasi).

 III.            Ancaman atas Sistem Informasi Akuntansi

Perusahaan telah semakin bergantung pada SIA, yang juga telah berkembang semakin kompleks untuk memenuhi peningkatan kebutuhan atas informasi. Sejalan dengan peningkatan kompleksitas sistem dan ketergantungan pada sistem tersebut , perusahaan menghadapi resiko atau ancaman yang bisa terjadi kepada SIA mereka. Ancaman –ancaman tersebut bisa disebabkan oleh sebagai berikut:

Bencana alam merupakan faktor yang tak terduga yang bisa mengancam sistem informasi. Dan kesalahan pengoperasian sistem oleh manusia  juga dapat merusak integritas sistem dan data. Pemasukan data yang salah dapat mengacaukan sistem. Begitu juga penghapusan data. Ancaman lain berupa kecurangan dan kejahatan komputer. Ancaman ini mendasarkan pada komputer sebagai alat untuk melakukan tindakan yang tidak benar. Penggunaan sistem berbasis komputer terkadang menjadi rawan terhadap kecurangan (fraud)dan pencurian.

Metode yang umum digunakan oleh orang dalam melakukan penetrasi terhadap sistem berbasis komputer ada 6 macam (Bonar dan Hopwood, 1993), yaitu:

1)      Pemanipulasian masukan.

2)      Penggantian program.

3)      Penggantian secara langsung.

4)      Pencurian data.

5)      Sabotase.

6)      Penyalahgunaan dan pencurian sumber daya komputasi.

6.     Klasifikasi Pengendalian Intern

1.      Menurut tujuannya, bedakan menjadi tiga kelompok, yaitu:

a)      Pengendalian preventif dimaksudkan untuk mencegah masalah sebelum masalah tersebut benar-benar terjadi.

b)      Pengendalian detektif untuk menemukan masalah segera setelah masalah tersebut terjadi.

c)      Pengendalian korektif dimaksudkan untuk memcahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian detektif.

2.      Menurut waktu pelaksanaannya, dibagi dalam dua kelompok yaitu:

a)      Pengendalian umpan balik (feedback control) adalah pengendalian yang termasuk dalam kelompok pengendalian preventif karena jenis pengawasan ini memonitor proses dan input untuk memprediksi masalah yang akan terjadi (potential problem).

b)      Pengendalian dini (feedforward control) pengendalian yang masuk dalam kelompok pengendalian detektif, karena jenis pengawasan ini mengukur sebuah proses dan menyesuaikannya apabila terjadi penyimpangan dari rencana semual.

3.      Menurut objek yang dikendalikan, maka dikelompokkan menjadi dua, yaitu:

a)      Pengawasan umum (general control) adalah pengawasan yang dirancang untuk menjamin bahwa lingkungan pengawasan oragnisasi mantap dan dikelola dengan baik untuk meningkatkan efektivitas pengawasan aplikasi.

b)      Pengawasan aplikasi (application control) adalah pengawsan ayng digunakan untuk mencegah, mendeteksi, dan membetulkan kesalahan transaksi saat trnsaksi tersebut diproses.

4.      Menurut tempat implementasi dalam siklus pengolahan data, dikelompokkan menjadi tiga, yaitu:

a)         Pengawasan input dirancang untuk menjamin bahwa hanya data yang sah (valid), akurat, dan diotorisasi saja yang dimasukkan dalam proses.

b)         Pengawsan proses dirancang untuk menjamin bahwa semua transaksi diproses secara akurat dan lengkap, dan semua file dan record di-update secara tepat.

c)         Pengawasan output dirancang untuk menjamin bahwa keluaran sistem diawasi dengan semestinya.

CBIS atau Computer Base Information System mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi, meskipun secara teoritis, penerapan sebuah sistem informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya, namun pada prakteknya dengan data dan kebutuhan informasi yang begitu kompleks maka peran teknologi komputer begitu dibutuhkan, peran komputer inilah yang dikenal dengan istilah “computer based” karena digunakan untuk mengolah informasi dalam sebuah sistem maka disebut “Computer Base Information System” atau sistem informasi berbasis komputer.

CBIS ini diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, sehingga tujuan organisasi (user) dapat tercapai secara effisien dan efektif dengan hasil yang maksimal dalam proses yang optimal dan 5 (lima) hal pokok yang merupakan manfaat dari Sistem Informasi dalam pengendalian Manajemen Organisasi adalah :

1.      Penghematan waktu (time saving)

2.      Penghematan biaya (cost saving)

3.      Peningkatan efektifitas (effectiveness)

4.      Pengembangan teknologi (technology development)

5.      Pengembangan personil akuntansi (accounting staff development)

Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan basis komputer. Berikut penjelasan masing-masing istilah tersebut :

·         Data : merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.

·         Informasi : merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

·         Sistem : merupakan entitas, baik abstrak maupun nyata, dimana terdiri dari beberapa komponen yang saling terkait satu sama lain. Objek yang tidak memiliki kaitan dengan unsur-unsur dari sebuah sistem bukanlah komponen dari sistem tersebut.

7.     Sub Sistem dari Sistem Informasi Berbasis Komputer

Sub sistem dari CBIS adalah :

1.      Sistem Informasi Akuntansi

2.      Sistem Informasi Manajemen

3.      Sistem Pendukung Keputusan

4.      Automasi Kantor (Office Automation)

5.      Sistem Pakar

1.      SISTEM INFORMASI AKUNTANSI (SIA)

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah sebuah sistem informasi yang menangani segala sesuatu yang berkenaan dengan Akuntansi. Akuntansi sendiri sebenarnya adalah sebuah sistem informasi. Sistem ini merupakan sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis.

2.      SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

Sistem Informasi Manajemen (SIM) memproses berbagai transaksi non-keuangan yang tidak bisa diproses oleh Sistem Informasi Akuntansi. Bagaimana pun juga sistem informasi manajemen di laksanakan dengan kerja bersama. Dengan mendukung semua ide dari masing-masing grup yang melakukan kerja di lapangan dan bagaimana kita memberikan semangat yang tinggi buat karyawan.

Sistem informasi manajemen adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. 

3.      SISTEM PENDUKUNG KEPUTUSAN (DECISION SUPPORT SYSTEM)

Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solver akan banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang.

Keputusan terbagi menjadi :

a)      Keputusan terprogram, bersifat berulang dan rutin.

b)      Keputusan tak terprogram, bersifat baru dan tidak terstruktur, tidak ada metode pasti untuk menanganinya karena belum pernah terjadi sebelumnya.

·         Empat tahap dalam pengambilan keputusan, yaitu :

1)      Kegiatan Intelejen yaitu mengamati lingkungan untukmencari kondisi yang perlu diperbaiki.

2)      Kegiatan Merancang, yaitu menemukan, mengembangkan, dan menganalisis berbagai alternatif tindakan yang mungkin.

3)      Kegiatan Memilih yaitu memilih salah satu rangkaian tindakan diantara alternatif.

4)      Kegiatan Review yaitu menilai pilihan-pilihan yang lalu.

4.      OFFICIAL AUTOMATION (OA)

Official automation, kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang – orang di dalam maupun diluar perusahaan. 

Pengguna Official automation dibagi menjadi empat kategori yaitu :

1)      Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.

2)      Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.

3)      Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (Manajer & Profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.

4)      Pegawai Administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat.

·         Tujuan Official Automation 

a)      Menghindari Biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja

b)      Pemecahan Masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer

c)      Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi.

5.      SISTEM PAKAR (EXPERT SYSTEM)

Sistem pakar (expert system) adalah sistem informasi yang berisi dengan pengetahuan dari pakar sehingga dapat digunakan untuk konsultasi. Pengetahuan dari pakar di dalam sistem ini digunakan sebagi dasar oleh Sistem Pakar untuk menjawab pertanyaan (konsultasi). 

Kepakaran (expertise) adalah pengetahuan yang ekstensif dan spesifik yang diperoleh melalui rangkaian pelatihan, membaca, dan pengalaman. Pengetahuan membuat pakar dapat mengambil keputusan secara lebih baik dan lebih cepat daripada non-pakar dalam memecahkan problem yang kompleks. Kepakaran mempunyai sifat berjenjang, pakar top memiliki pengetahuan lebih banyak daripada pakar yunior. Tujuan Sistem Pakar adalah untuk mentransfer kepakaran dari seorang pakar ke komputer, kemudian ke orang lain (yang bukan pakar).

·         Karakteristik Sistem Pakar

1)      Memiliki kemampuan belajar atau memahami masalah dari pengalaman

2)      Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi baru

3)      Mampu menangani masalah yang kompleks (semi terstruktur)

4)      Memecahkan masalah dengan penalaran

5)      Menggunakan pengetahuan untuk menyelasaikan masalah